Les « relations numériques » avec les partenaires

Nombreux sont les partenaires d’une mairie, des services centraux de l’Etat, aux fournisseurs en passant par les services déconcentrés, autres collectivités locales, partenaires privés, partenaires associatifs ... Le tableau suivant reprend un certain nombre de partenaires, précise la nature des différents échanges ou procédures et fournit un rang numérique. Ce dernier est établi à partir du taux de communes ayant déclaré dans l’enquête [1] avoir des échanges numériques avec l’entité, via des échanges de courriers électroniques ou via un site Web.

En tête viennent les échanges avec l’intercommunalité avec 80% de mairies indiquant une « relation numérique » . Ce n’est pas très étonnant dans le sens où, pour rappel, 98% des communes bretonnes appartiennent à une structure intercommunale et dans l’enquête 46% déclarent que leur intercommunalité a mis en place des projets liés aux TIC.

En seconde position on trouve le centre de gestion avec 70% des réponses. Il faut dire que le principal atout du centre de gestion pour les collectivités est de réunir un pôle de compétences juridiques, techniques et médico-sociales. Gérant à la fois la documentation, l’emploi, les carrières, l’organisation des concours et même pour certaines communes la paie, le remplacement, la prévention, l’assurance groupe, le lien avec la CNRACL, ce dernier s’affirme en cela, selon le centre de gestion des collectivités d’Ille et Vilaine, comme « le partenaire-personnel ».

Les mairies en tant qu’employeurs sont aussi amenées à faire elle-même ou à travers leur mandataire (expert-comptable, centre et association de gestion agréés) les déclarations de cotisations. 64% font leurs déclarations de cotisations URSSAF en ligne, 3% déclarent s’y mettre bientôt ; pour la DADS-U, Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiée, déclaration des rémunérations annuelles des salariés sous forme simplifiée, elles sont 81% en ligne , 3% ont également l’intention.

Instruisant, finançant les opérations de logements aidés par l’Etat, les aides à l’amélioration de l’habitat et la rénovation urbaine, informant les collectivités des règles qui s’appliquent à leur territoire, définissant et portant la politique locale de sécurité routière et de transports, en charge de la prévention des risques et de l’environnement, la Direction Départementale de l’Équipement est un interlocuteur de choix pour les mairies. De la simple demande de renseignements d’urbanisme, à la demande de permis de construire en passant par les déclarations de début et fin de travaux, les échanges sont nombreux. Aussi une mairie sur deux fait ses demandes en ligne (53%) mais cette proportion chute légèrement (31%) quand il s’agit de transmettre des actes aussi en ligne.

Les échanges concernent souvent des grands formats (plans) et elles sont alors nombreuses à avancer que l’usage du numérique est alors très pratique. 23% déclarent la numérisation faite par les services du cadastre (la mise à jour devant alors être assumée par la commune). Pour 26% cela a été pris en charge au niveau de l’intercommunalité. Un tiers l’ont fait de leur propre chef, sûrement en passant par un prestataire. Ces plans numérisés et même souvent vectorisés leur permettent alors de travailler à la parcelle et sont souvent enrichis d’informations sur les différents réseaux (EDF, eau, assainissement, téléphone, schéma éolien ...). Les nombreuses couches peuvent entretenir des relations entre elles, être croisées, interrogées... et sont liées à des flux de données. Constatons néanmoins que les communes jouent souvent le rôle de consommateurs d’informations plutôt que créateurs, surtout qu’elles sont nombreuses à ne pas profiter de toutes les informations offertes par leur SIG, une bonne utilisation demandant une pratique très régulière.

Restent 21% des communes qui déclarent travailler encore avec du format papier. Pour 73% la numérisation est espérée alors que pour 8% elle est attendue avec appréhension (plus 10% d’indifférents et 10% qui ne se prononcent pas).

Les échanges entre les mairies et le Trésor Public, sont en pleine évolution, notamment suite à l’arrivée de l’application Hélios, refondant les applications informatiques de la gestion du secteur public local en une application unique. Le système de gestion informatique s’en trouve modernisé, « en rénovant non seulement le service comptable de base mais aussi en proposant des services innovants à ses partenaires ». « Les « plus » escomptés sont :

• la possibilité, pour le Trésor public, de proposer des services mieux adaptés aux besoins spécifiques de chaque collectivité ou établissement public local ;

• des avancées notables dans la voie de la dématérialisation des titres de recette, des mandats de paiement et des pièces justificatives ;

• la généralisation des moyens modernes de paiement (prélèvement ou TIP, paiement par Internet) pour le recouvrement des recettes locales ;

• la possibilité donnée aux ordonnateurs de consulter via Internet, en mode sécurisé, les informations budgétaires, financières et comptables détenues pour leur compte par leur comptable du Trésor public [2] ».

Ainsi, Hélios permet donc d’échanger les écritures comptables, de paye, de facturation ... Mais en plus, il fournit également des services liés à la dématérialisation, c’est-à-dire l’envoi par voie électronique (via Internet) à la Trésorerie des bordereaux, titres de recette et mandats de paiement (signés électroniquement) et des pièces justificatives (factures, bulletins de paye...). Les documents transmis ainsi sont conformes à l’arrêté ou la délibération, signés électroniquement pour en garantir l’intégrité et en certifier le caractère exécutoire.

Seulement, 57% des communes de notre échantillon échangent encore par papier. Il faut dire que le déploiement d’Hélios n’est pas encore terminé, certaines trésoreries n’étant pas encore prêtes. 63% de ces communes déclarent que les échanges entre ordonnateurs et comptables ne sont pas dématérialisés car leur trésorerie ne le propose pas actuellement (dont 18% qui précisent que c’est en-cours). Le diagramme circulaire qui suit nous informe d’ailleurs quant à leur position vis-à-vis de ce nouveau système.

Nous verrons par la suite que la numérisation des plans cadastraux par exemple est de loin davantage attendue, atteignant les 73% de réponses « espérée ».

Les mairies échangent peu entre elles par voie numérique, que ce soit pour des renseignements liés à l’Etat Civil, pour des partages d’expérience ... une sur trois d’après les résultats de l’enquête. L’utilisation du fax est encore prépondérante, surtout que souvent les documents échangés sont à la base papier et non numérisés. Elles sont également seulement une sur trois à échanger avec les associations de la commune par ce biais. Pourtant, comme nous l’a précisé un adjoint, leur rôle est aussi d’aider les associations à venir sur Internet.

Ce n’est qu’en neuvième position qu’apparaissent les échanges avec les autres sites de la mairie (locaux techniques, CCAS, crèches, écoles, offices du tourisme, campings municipaux ...). C’est sûrement lié au fait que les agents techniques sont peu utilisateurs d’Internet, c’est souvent le responsable qui y a accès (voir l’article précédent sur les usages en interne ). Pourtant recevoir par mail (ou sur des espaces partagés, un Intranet ...) des informations du type plannings, tableaux comparatifs des offres des fournisseurs, pourrait s’avérer intéressant pour ces derniers.

– L’INSEE, la Préfecture et le Conseil Général arrivent en fin de peloton en matière « d’échanges numériques ». Ces partenaires sont récemment allés vers les mairies pour leur proposer de nouveaux services liés à la dématérialisation. Certaines mairies y ont déjà souscrit : 13% échangent numériquement parlant avec l’INSEE, 8% avec la Préfecture et 8% avec le Conseil Général. Ainsi pour l’INSEE, les communes tiennent à jour une base de recensement avec les radiations suite à des décès. Cette base est papier « pour les signatures et pour les personnes âgées ». Les communes pourtant préfèrent majoritairement l’envoyer encore par courrier. Il en est de même des listes de recensement pour la Préfecture et de tous les actes liés au Contrôle de la Légalité. Pourtant, selon la Caisse des Dépôts et Consignations, « l’application permet aux agents et élus de transmettre leurs actes (délibérations, arrêtés...) à leur préfecture et de recevoir automatiquement un accusé de réception électronique ayant valeur légale. Cela simplifie et optimise les transmissions des divers documents soumis au contrôle de légalité et permet aux agents de se concentrer sur le contrôle plus que sur le classement des courriers réceptionnés ».

Le cas des marchés publics

Les relations entre les communes et leurs fournisseurs demandent un paragraphe à elles-seules tellement l’évolution en matière de dématérialisation y est forte. Dès qu’une mairie souhaite réaliser un projet d’équipement pour la ville ou acheter une fourniture ou un service, il s’agit d’un marché public. Ces achats ont un statut particulier et sont régis par le code des marchés publics. Depuis le 1er janvier 2005, les collectivités territoriales, et en particulier les communes doivent se donner les moyens d’accepter les réponses électroniques aux appels d’offres supérieurs à 230 000 euros (procédures dites formalisées) comme l’exige le décret publié en 2002.

Comme le montre le camembert suivant, les communes de notre enquête passent en fait peu de marchés publics (la répartition était sensiblement la même lors de notre précédente édition en 2005).

Elles sont également peu nombreuses (31%) à dématérialiser la remise des offres comme l’indique le tableau suivant. Pour comparaison cependant, elles n’étaient que 22% en 2005 à avoir laissé la possibilité aux entreprises de remettre leurs offres électroniquement pour au moins un de leurs marchés.

Notons également que les réponses électroniques ne constituent qu’une partie de la démarche d’achat public, et les communes pourraient choisir d’aller au-delà de l’obligation légale en dématérialisant l’ensemble des étapes de l’achat. Si l’appel à la concurrence a davantage tendance a être dématérialisé (par exemple en publiant les informations sur le site Web de la commune), les relations numériques en aval, à partir de la notification, sont très rares, et ce que la procédure soit formalisée ou non.

23% des communes déclarent utiliser une solution de gestion dématérialisée des appels d’offres, contre 16% en 2005. Ces solutions peuvent être propres à la commune ou mutualisées au niveau de l’intercommunalité, de la région (plateforme Mégalis) ou nationale (la plus connue étant achat-public.com).

Enfin, les faits sont là : ce sont les communes de taille importante, souvent urbaines et plutôt riches, qui ont passé le plus de marchés publics en 2007 et qui sont les plus nombreuses à dématérialiser. Bien sûr, niveau d’équipement et usages TIC (en interne et avec d’autres partenaires) sont aussi fortement liés, d’un point de vue statistique, au niveau de dématérialisation des achats publics.

Les déterminants du nombre d’usages numériques avec les partenaires

Maintenant que les différents usages numériques mesurés dans l’enquête sont posés, il est intéressant de chercher parmi les caractéristiques des communes quelles sont celles qui sont liées au développement des usages.

De la même façon que ce qui a été exposé dans le précédent article, l’ensemble des informations d’usages avec les partenaires a été agrégé sous la forme d’un score d’usages. Ce score correspond à la somme des indicatrices d’usages avec les différents partenaires. Plus la commune a des relations numériques, plus il sera important. Par la suite, les communes répondantes sont regroupées en 3 catégories : celles qui ont des usages faibles / moyens ou forts.

Le graphique ci-dessous reprend les caractéristiques liées [3] à ce score. Pour chaque modalité de chaque caractéristique il donne la répartition entre ces trois catégories. Ainsi, par exemple, parmi les communes de 5000 habitants est plus, les deux tiers (68%) sont des communes échangeant beaucoup (avec plus de 8 partenaires) par dématérialisation. Si la taille importait peu, cette proportion serait proche du tiers d’après la construction du score en trois groupe.

Par ailleurs, en effectuant une régression logistique ordinale [4] sur la variable score d’usages, on obtient que la taille de la commune, la tranche d’âge du maire et la présence de ressources humaines et d’élément moteur TIC sont les variables les plus déterminantes. Il est intéressant à ce niveau de rappeler que les tranches d’âge des élus et du personnel étaient légèrement liées au score d’usages en interne alors que la tranche d’âge du maire ne l’était pas. L’âge du maire a davantage d’implication quand il s’agit des relations externes.

Conclusion :

Ce panorama de la dématérialisation montre la diversité une fois de plus des communes face à l’usage des TIC, cette fois-ci vis à vis de leurs différents partenaires. Si certains usages numériques ne sont pas encore vraiment répandus, comme le contrôle de la légalité ou les marchés publics demandant une très forte réorganisation des processus, les communes se servent facilement de la messagerie électronique pour échanger avec leur intercommunalité ou la DDE pour de simples renseignements. Pourtant, la dématérialisation des marchés publics semble connaître une maturité très avancée tandis que, nous verrons dans le prochain article sur les usages envers les administrés, le développement d’une e-administration locale est plus lent. Cela vient sûrement du fait que à ce niveau les choix de services sont encore laissés à la libre discrétion des collectivités locales.

Ces avancées dans la e-gouvernance, comme de nombreux secrétaires généraux nous l’ont rapporté, demandent de la part des agents de conserver par exemple de nombreux identifiants et mots de passe confidentiels tous très différents. L’authentification de la signature est aussi souvent compliquée à gérer, sans compter d’autres freins comme les questions financières, les difficultés techniques et de compatibilité de logiciels, les problèmes de sécurisation ... ou tout simplement un personnel pas forcément favorable au changement. Enfin, nous souhaiterions rapporter la vision d’un secrétaire général rencontré en cours de phase de pré-test. Cette vision est sûrement partagée par un nombre éloquent d’autres secrétaires. « Certains partenaires (services centraux de l’Etat , services déconcentrés) demandent de plus en plus de rapports, de mandent la mise en place de protocoles d’échanges numériques ... à la limite des attributions et sans contrepartie. Ces demandeurs ont un intérêt, tandis que par exemple, quand le service en mairie n’est pas structuré (du genre une seule personne pour plusieurs domaines (Etat-Civil, Urbanisme)), c’est souvent coûteux en temps. Il faut savoir que l’Etat ne détache pas de personnel pour ces nouvelles demandes. Si il n’y a finalement pas double saisie, pourquoi pas, cela peut se faire. Sinon, les communes attendent l’obligation. Nous avons par exemple un poste actuellement non relié à Internet, il est pourtant utilisé. [... ] ».

Finalement les secrétaires généraux en ont une vision d’un nouveau mode de contrôle permettant de « mettre des pénalités de retard, surtout qu’avant les délais étaient mutuels et maintenant ils ne sont qu’attribués aux mairies ».